Prérequis sur Back Office ERP - Immatriculation des Copropriétés

Cette tâche ne pourra être réalisée qu’après avoir créé votre compte. Cela n’est pas bloquant pour la réalisation des tâches qui suivent.

Le numéro de télé déclarant qui va vous être affecté est par n° de SIREN.

Vous devrez l’enregistrer sur la fiche Agence correspondante, l’écran étant accessible par le bouton Code DAS (cm_agen_s2) :

Rappel:

Lors de la demande d’immatriculation ou de la mise à jour des données , il est demandé l’envoi de l’adresse email de l’utilisateur.

Plusieurs utilisateurs pourront accéder à l’utilitaire afin d’immatriculer les copropriétés. La création d’un compte de télé déclarant prévoit la saisie d’une liste d’utilisateurs identifiés par leurs adresses email.

A chaque utilisateur demandeur, donc à chaque adresse email, le web service lui renverra certains documents dont la valeur est importante puisqu’il s’agira d’attestations ou de certificats officiels pouvant faire l’objet de demandes de consultation notamment par des tiers.

Fonctionnement:

Les modifications seront réalisées sur la fiche salarié et plusieurs solutions vous sont proposées.

Dans tous les cas, vous serez amenés à renseigner ou vérifier :

• l’adresse email et les nouvelles cases à cocher sur la fiche SALA :

   Les fiches SALA dont la zone Initiale est cochée ont accès uniquement à l’immatriculation.

   Les fiches SALA dont la zone MAJ est cochée ont accès uniquement à la MAJ annuelle.

   Les fiches SALA dont les zones Initiale et MAJ sont cochées ont accès à l’immatriculation et à la MAJ annuelle.

• le paramètre suivant

Type	Code	Valeur	Commentaire
abBimma0s1	sala_immat	Code salarié à saisir	Code salarié unique pour sélectionner l'email destiné au fichier des immatriculations. Un seul code à renseigner Si non renseigné on prend l'email de la fiche du salarié connecté.

 

Un contrôle de validité sera effectué à l’appel du service, afin de vérifier que le salarié connecté est d’une part actif (case « Désactiver le salarié » non cochée) et que d’autre part, il dispose bien des autorisations nécessaires (Immatriculation ou MAJ).

• On ne déclare qu'un seul utilisateur

  • Soit un salarié existant déterminé (exemple le responsable)

    Seuls les login attachés à cette fiche pourront procéder aux demandes d’immatriculation et de mise à jour.

  • Soit un nouveau salarié fictif dédié

    Tous les salariés quel que soit leur login pourront participer à cette tâche avec une adresse mail :

    • Soit générique liée à ce salarié qui sera envoyée systématiquement lors des appels au web service

    • Soit déjà existante (exemple celle de l’agence).

  • Ce que vous devez faire dans les 2 cas :

    • Renseigner ou vérifier l’adresse email sur la fiche SALA concernée,
    • Cocher les 2 cases Initiale et MAJ sur la fiche SALA concernée,
    • Mettre à jour le paramètre avec le code salarié sélectionné.
  Attention:

  Si vous possédez plusieurs agences, toutes les communications par mail parviendront à l’unique boîte mail correspondant au salarié déclaré.

  Par ailleurs, des erreurs d’authentification peuvent se produire lors de vos connections au web service si vous avez déclaré des adresses mails différentes pour vos différents cabinets (comptes de télé déclarant).

  La solution dans ce cas est de dupliquer le paramètre sala_immat (actuellement valable pour toutes les agences) en précisant le code agence pour chaque déclarant/ adresse mail différents.

   

• On déclare plusieurs utilisateurs

  Dans ce cas, tous les salariés peuvent potentiellement participer à cette tâche.

  Il est par ailleurs possible de limiter cet accès à certains salariés en cochant sur la fiche concernée les autorisations données (Immatriculation : Initiale et/ou MAJ).

  Vous pouvez donc décider d’affecter l’immatriculation à certaines personnes et la mise à jour à d’autres ou un mélange.

  Ce que vous devez faire si plusieurs utilisateurs mais une seule adresse email pour les retours :

  • Renseigner ou vérifier l’adresse email sur la fiche SALA concernée,
  • Cocher les 2 cases Initiale et MAJ sur toutes les fiches SALA concernées,
  • Mettre à jour le paramètre avec le code salarié sélectionné.

  Ce que vous devez faire si plusieurs utilisateurs et autant d’adresses email pour les retours :

  • Renseigner ou vérifier l’adresse email sur toutes les fiches SALA concernées,
  • Cocher les 2 cases Initiale et MAJ sur toutes les fiches SALA concernées,
  • Laisser à vide (NULL) le paramètre.

Paramètres sur la nature du syndicat

Lors de la demande d’immatriculation, une question est posée sur la nature du syndicat.

S’agit-il d’un syndicat principal ou secondaire, d’une résidence-service, d’un syndicat coopératif ?

Afin de répondre aux 2 dernières propositions, nous allons lire le code renseigné sur la fiche copropriété dans le champ régime de gestion.

Or ce dictionnaire est libre d’accès et la codification peut donc varier d’un Cabinet à l’autre.

Nous avons donc besoin de connaître le code à lire pour obtenir la bonne information.

Type	Code	Valeur	Commentaire
abBimma0s1	resid_serv	R – à modifier ?	Code pour définir le régime de gestion : Résidence service.
abBimma0s1	sy_coop	A renseigner	Code pour définir le régime de gestion: Syndicat coopératif.

 

Paramètres sur les types de lots

Lors de la demande d’immatriculation il est demandé le nombre total de lots, le nombre total de lots à usage d’habitation, de bureaux ou de commerces et le nombre de lots de stationnement.

Les codifications (dans le dictionnaire des usages de lots) pouvant varier d’une structure à l’autre et plusieurs codes pouvant correspondre à la même famille, nous avons besoin que vous précisiez les codes correspondants (avec une virgule au début et à la fin ainsi qu’entre chaque code : exemple ,H,M, ).

Type	Code	Valeur	Commentaire
abBimma0n1	type_habi	A renseigner	Liste des codes usage de type habitation
abBimma0n1	type_park	A renseigner	Liste des codes usage de type parking
abBimma0n1	type_prof	A renseigner	Liste des codes usage de type professionnel (Bureaux, Commerces...)

 

Paramètre sur la Fonction d'Employé d'immeuble

Lors de la demande d’immatriculation il est demandé s’il existe des salariés employés par le syndicat.

Nous avons donc besoin de connaître les codes fonctions à prendre en compte afin de pouvoir répondre correctement à la question (avec une virgule au début et à la fin ainsi qu’entre chaque code).

Dans l’écran des salariés intervenant (bouton Salariés de la fiche Copropriété, zoom sur colle Type ), notez les codes fonctions correspondantes.

Type	Code	Valeur	Commentaire
abBimma0s1	lst_fonc	A renseigner	Liste des codes des fonctions, à prendre en compte lors du calcul de la présence d'employés pour le registre des copropriétés. La valeur vide implique une présence d'employés toujours valorisée à Non.

 

Paramètres divers

Un événement sera créé afin de rappeler au gestionnaire qu’il doit procéder à la mise à jour annuelle du site sur une copropriété déjà enregistrée.

Cette mise à jour, reprendra différentes informations dont les informations financières (basées sur les nouvelles annexes).

À ce titre, un nouveau champ a été introduit sur la fiche CPTE afin de connaître à quelle date le site du registre a été mis à jour pour la dernière fois.

Le F15 de la copropriété intégrant ce nouveau champ, cela vous permettra d’avoir un meilleur suivi sur les données à traiter.

Type	Code	Valeur	Commentaire
syShiag0s1	even_ANAH	ANAH	Code à utiliser lors de la mise en place de l'événement MAJ annuelle du site de l'ANAH.
syShiag0s1	acte_ANAH	ANAH	Code action à utiliser lors de la mise en place de l'événement MAJ annuelle du site de l'ANAH.

Divers pour information :

Type	Code	Valeur	Commentaire
abBimma0n1	web_serv	C:\\Program Files (x86)\\Seiitra\\ImmatCpte\\ Seiitra.ImmatCopro.exe	Nom de l'exécutable avec le chemin complet.
abBimma0n1	gest_err	O	Paramètre est à O: l'extraction s'arrêtera sur la première erreur rencontrée. Paramètre à N: les différentes erreurs d'extraction vont être listées mais le fichier JSON permettant d'alimenter le Registre des copropriétés ne sera pas généré

Lors de la demande d’immatriculation, les notions de type de chauffage et d’énergie utilisées dans l’immeuble vous sont demandées. Ces informations sont présentes dans l’onglet Equipements de la fiche Immeuble.

S’agissant de champs complémentaires libres, les valeurs définies peuvent varier d’un Cabinet à l’autre.

Or, la liste des valeurs est imposée. De ce fait, certaines pourront être interprétées (telle que fuel ou fioul) mais pas toutes.

Afin de faire cadrer le dictionnaire avec les valeurs attendues il va vous être éventuellement nécessaire de modifier certains éléments.

Suite à la mise à jour, vous devriez avoir au moins ces valeurs dans les listes déroulantes.

Allez sur un immeuble puis sur l’onglet équipement et vérifier la présence des libellés sur les 2 types de données :

Énergie chauffage Autres libellés interprétés Bois de chauffage Bois Gaz naturel Gaz, Gaz de ville Gaz propane ou butane Gaz citerne Fioul domestique Fioul, fuel Charbon   Électricité   Urbain   Autre

Type de chauffage Individuel Semi-collectif Collectif

 

Si ce n’était pas le cas, vous allez devoir aller sur l’écran des champs complémentaires (mot-clé CMPL).

• Tapez CMPL.
• Faites F6 et choisissez Immeuble dans le champ Table, puis lancez la recherche.
• Ce sont les Champs « liste 21 » et « liste 22 » dont il est question.
• Seront envoyées au Web service les valeurs ayant le champ balise XML renseignée correspondant au libellé (ce champ n’est pas modifiable par l’utilisateur).

A chaque ligne du dictionnaire (voir tableaux ci-dessus) doit correspondre une balise XML cohérente.

Si ce n’était pas le cas, une intervention de notre part sera nécessaire.

La réponse à la question : s’agit-il d’une mission d’administration provisoire (CPTE - bouton « Questionnaire Mutation ») va déterminer la nature du document à transférer (obligatoirement en PDF) ainsi que le répertoire ou le chercher.

Les paramètres ci-dessous ne seront livrés qu’en lot 2.